Информационно-методический - страница 10


___________________


И.А.Богданец – консультант архивного
отдела Приморского края


О качестве представленных в архивный отдел

Приморского края БД «Архивный фонд» версия 3


Напомню, что архивные отделы передают в архивный отдел БД, архивный отдел включает сведения БД в Фондовый каталог и передает в Росархив, где сведения уже фондового каталога включаются в БД «Центральный фондовый каталог». В Фондовый каталог были включены сведения 29 БД, это те БД, в которые включены 100% фондов, числящихся по паспорту. Всего же БД ведут 32 архивных отдела из 34.

О качестве представленных в архивный отдел БД: письма с перечислением проблем заполнения были направлены в 21 архивной отдел и в госархив.

На хорошем уровне были заполнены только БД в Кировском, Кавалеровском, Лазовском районах.

Какие наиболее часто встречались ошибки:

по заполнению полей БД неправильно заполнено поле «название фонда», такие поля, как «основные поступления», «источник поступления», «справочный аппарат», в который выбор из списка, заполнены вручную;

до сих пор встречаются БД, в которых неправильно заполнен раздел «переименование» (все переименования в одной записи), ошибочно отмечаются поля дат документов «как приблизительные», даты 1-го поступления документов в архив, даты выверки учетных и последней выверки;

были БД, в которых неправильное определение «формы собственности» на документы ликвидированных учреждений как «юридических лиц» (в Михайловке 52 фонда);

встречаются курьёзные ошибки, связанные с тем, что не владеют архивной терминологией и не изучают инструкции по заполнению БД.

Например, в одной БД на уровне описи было указано количество ед.хр. в поле «имеют ФП», так как расшифровали аббревиатуру не как фонд пользования, а как фотопозитивы, в результате чего в паспорте в разделе Состав и объем страхового фонда копий архивных документов БД автоматически заполнили графу «имеющих фонд пользования».

имелись БД, в которых не были отражены в БД неописанные документы, хотя опись прошла, акт описания, в котором указано, что дела поставлены на учет. Возникает вопрос «фактически дела поставлены на учет или нет?». Главный вопрос: соответствует ли учетные БД бумажным учетным документам архива?

Неправильно заполнены и недозаполнены в БД такие графы паспорта архива как количество закаталогизированных фондов, ед.хр., количество составленных карточек, состав и объем научно-справочной библиотеки. Не все представили объяснительные записки к паспорту.

имелись несоответствия объемных показателей приёма документов к текстовом годовом отчёте, статистической форме 1 и в БД. Большая разница в цифрах в БД Михайловского района.

^ И о ПК «Архивный фонд» версия 4

Решением коллегии Федерального архивного агентства от 12 февраля 2009 года:

1. ПК "Архивный фонд" (4-я версия) утвержден в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах.

2. Внедрение ПК в федеральных архивах – к концу 2009 год; для государственных и муниципальных архивов – к концу 2010 года.

На Совете по архивного делу при Федеральном архивном агентстве, который прошел в конце июня 2009 года в г.Новосибирске, о ходе внедрения ПК докладывал начальник Управления организации и обеспечения деятельности Федеральных архивов Федерального архивного агентства А.В. Грошева. Из доклада ясно, что обнаружены погрешности в работе программы, ошибки, некорректное выполнение тех или иных её функций, и с конца 2009 года по результатам анализа отчетов о внедрении программы Росархив совместно с разработчиком решат вопрос о необходимости модернизации данного программного продукта.

В настоящее время на сайте «Росархива» нет информации о результатах внедрения БД «Архивный фонд» 4-я версия в федеральных архивах. В Интернете при поиске «Архивный фонд» 4-я версия есть призыв архивистов: «Давайте опробуем 4-ю версию, чтобы скорее разработчики доработали ПК».

Учитывая сложившуюся ситуацию, архивный отдел Приморского края рекомендует вести параллельно БД «Архивный фонд» 3 версия и БД «Архивный фонд» 4-я версия, чтобы в конце года не встать перед фактом невозможности получения «правильного» паспорта архива.

При работе с БД «Архивный фонд» 4-я версия, в первую очередь, необходимо изучить инструкцию «Руководство пользователя».

Сейчас надо заново конвертировать сведения из БД «Архивный фонд» 3 версия в БД «Архивный фонд» 4-я версия.


___________________

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированным в Минюсте России 06.03.2007 № 9059.

2 Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ утвержден приказом Государственной архивная службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации», зарегистрированным в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344.


1398411581539050.html
1398539866176573.html
1398610504292317.html
1398709211718797.html
1398759058097083.html